EUnet: Exchange Shared Hosting

Filip Majkić

EUnet: Exchange Shared Hosting

Danas pričamo o naizgled tako rudimentarnoj, a ipak često zanemarivanoj opciji koja može mnogo da doprinese organizaciji i poslovanju malih firmi. To je Exchange, odnosno Microsoft Exchange tehnologija, o kojoj ćemo više detalja izneti u daljem toku teksta, sa akcentom na ponudu beogradske kompanije EUnet u smislu hostovanja istog. Pažljiviji čitaoci našeg sajta će se možda prisetiti našeg članka o Telenor e-Office Mail Pro rešenju, koji se bavio sličnom tematikom. No, konkurencija je dobra stvar, a mnogim klijentima odgovara da dobiju onu vrstu posvećenosti koju veliki korporativni ponuđači usluga ne mogu da ponude, u kombinaciji sa prisnošću i intimnim razumevanjem potreba malih firmi, uz dugogodišnje iskustvo na tom polju.

Mail kao osnova dalje nadgradnje

No, vratimo se za trenutak korak unazad. Niti imamo ambiciju da pričamo o neshvatljivim pojmovima, niti da bez potrebe mistifikujemo stvari. Šta je osnova današnjeg poslovanja? Mail. Mail je osnovno komunikaciono sredstvo u svim kompanijama, bez obzira na njihovu veličinu. I dok se napred može ići implementacijom novih i „dopadljivijih“ (uslovno rečeno) komunikacionih sredstava, mail i dalje opstaje i ostaje među nama, iz milion razloga o kojima je bespotrebno dalje objašnjavati ‐ kome ima smisla objašnjavati razloge, njemu nema potrebe, a kome ima potrebe objašnjavati, njemu nema smisla, da parafraziramo staru konfučijansku izreku.

Drugi pravac usavršavanja komunikacija ne ide putevima uvođenja novih, već prilagođavanjem opšte prihvaćenog sistema komuniciranja koji je ubedljivo najpopularniji, unapređivanjem njegovog menadžmenta, njegovih mogućnosti i njegovih opcija. Tome upravo Exchange i služi, grubo govoreći, iako u pozadini radi nešto komplikovanija tehnologija.

Microsoft Exchange obezbeđuje isplativo rešenje koje prevazilazi osnovnu upotrebu emaila i poslovnim korisnicima omogućava potpunu kontrolu nad poslovnim komunikacijama. Njegove najvažnije karakteristike su:

– Pristup profesionalnom email rešenju, kalendaru i kontaktima na svakom mestu, u svakom trenutku, upotrebom bilo kog uređaja koji podržava aktivnu sinhronizaciju
– Dodatni alati za email menadžment, zaštitu od spama, enkripciju i hitni pristup
– Mogućnost davanja pristupa drugima u pogledu emaila, zajedničkih kalendara, taskova
– Unapređena produktivnost i mogućnost rada sa drugim MS komnikacionim servisima kao što su Microsoft Share Point, Office Live Meeting ili Office Communications Server

Međutim, šta to u praksi znači – to je ključno pitanje ovog teksta. Koliko nekoj firmi može pomoći Exchange. Podsećamo, ne govorimo ovde o velikim firmama, firmama koje sebi mogu da priušte sopstvene servere, koje su u stanju da podignu sopstvena rešenja bilo internet bilo intranet tipa i da ih obilato koriste. Pričamo o malim firmama, sa malim brojem zaposlenih, zašto ne reći – čije poslovanje nema nikakve veze sa IT-jem ili možda čak i sa internetom. Ovo su rešenja za male advokatske kancelarije, za prodavce, za timove, koja pomažu organizaciji i koordinaciji zaposlenih i eliminišu “prazan hod” koji nastaje čim imate posla sa nečim što zahteva rad “na više strana”.

Da budemo do kraja otvoreni, čim izađete iz kancelarije ili vaš rad zahteva bilo kakav vid boravka na terenu. Tek tada u praksi shvatate razliku između dotadašnjeg rada (koji podrazumeva brzo dovikivanje sa kolegom sa druge strane kancelarije) i novih okolnosti, gde su vam potrebni sinhronizovani kontakti, gde mora da radi Push Mail kako bi se isti primio momentalno, gde u kalendaru svi zaposleni imaju jasno upisane i egzaktne zadatke, koji se po potrebi mogu prilagođavati i modifikovati i to u realnom vremenu. Sve to je dostupno “u letu”, i na računarima, i na tabletima, i na smartfonovima i bilo kojim uređajima koji podržavaju Exchange i razmenu mailova.

Kako se to sve odvija? Pa preko svima dobro poznatog softvera, Outlook-a, koji je deo Office paketa. Stoga će se svi lako snalaziti u uglavnom unapred poznatom okruženju, što takođe nije bez značaja. Dabome, korisnici mogu koristiti i druge aplikacije koje podržavaju Exchange i Push Mail, pa tako imaju širok izbor aplikacija, primera radi, na mobilnim telefonima. Čak se sve može raditi i iz browsera, ukoliko tako želite, umesto preko klijenta, mada naša praksa pokazuje da je ipak sve najudobnije kada imate instaliranu posvećenu klijent aplikaciju.

Exchange u (našoj) praksi

Imajući u vidu da je Benchmark korisnik slične usluge, želimo da prenesemo sopstvena iskustva nakon (sada već višegodišnjeg) korišćenja ovog servisa, naizgled tako malog, a u stvari tako značajnog i efikasnog. To je istovremeno dobar primer koji vam može pomoći da projektujete kako i koliko bi se korišćenje ovakvog servisa projektovalo na vašu malu firmu.

Mail kao mail funkcioniše na standardan način i tu nema puno “mudrovanja”. Dobija se kvota od X GB prostora (u EUnet slučaju, 4 GB je limit za inbox po korisniku) gde se smeštaju mailovi. Naravno, možete praviti bekape po želji do mile volje. Prave benefite firma Benchmark je dobila od pravog rada u grupi, definisanja zajedničkog kalendara i rada u njemu. Organizacija i performanse tima su ono što karakteriše uspešnost svake kompanije, ma koliko ona velika ili mala bila.

Uostalom, organizacija je nauka, nauka koja će svim preduzećima koja žele da opstanu i uspešno rade biti neophodna u znatno većoj meri nego što je to do sada bio slučaj. Usled loše organizacije performanse svake kompanije bivaju umanjene za ogroman udeo, kvalitet komunikacije opada, planovi su površni i teško se sprovode u delo. Po tim pitanjima nekada smo imali ogromnih problema, a nakon sada već skoro dvogodišnjeg korišćenja Exchange usluge doživeli smo neku vrstu prosvetljenja, u nedostatku adekvatnijeg izraza.

Jednostavno, dobili smo dobro poznato korisničko okruženje, i najzad uspeli da “iscrpimo” mogućnosti Outlook-a u punoj meri, jer tek sa korišćenjem naprednijih servisa shvatate koje su sve mogućnosti te alatke. Da ne mislite da je ovo samo fraza, mi smo pokušavali sa različitim aplikacijama, besplatnim rešenjima, raznoraznim Google Calendar/Gmail/Docs/sličnim servisima, i uvek i svuda smo nailazili na neki problem ili nekompatibilnost, uvek je postojalo nešto što se najčešće i moglo srediti, ali je zahtevalo neku vrstu čačkanja, proveravanja, dodatnog informisanja i tako dalje. Prosto, nije profesionalno, to je možda i najpravilniji izraz. Za firmu par evra mesečno nije naročiti trošak, a zauzvrat nema nikakve glavobolje, cimanja, tu je tehnička podrška, prosto “all in one” paket za korisnike koji ne žele glavolomke, nemaju tehničko (pred)znanje, niti ih interesuje da se bave stvarima koje ne spadaju u njihov posao. Da ne spominjemo situacije kada mail dolazi sa adrese koja ima sufiks gmail.com ili neki sličan! Free nalozi se prosto ne percipiraju kao pokazatelj ozbiljnog poslovanja, niti su indikator ozbiljnosti. Razmislite i sami, uostalom, da li biste se opredelili za takvog partnera?

Više detalja o podešavanju i korišćenju Exchange-a u konkretnom primeru Benchmark redakcije možete pronaći na ovoj stranici. Mi smo koristili rešenje druge kompanije (ima tome skoro dve godine), ali je osnovni postupak veoma sličan. Glavni argumenti Microsofta za korišćenje Exchange usluge se mogu razvrstati u dve kategorije:

Unapređenje produktivnosti i efikasnosti unutar kompanije

– Podržana mobilnost (uvek ostajete apdejtovani informacijama čak i kada se nalazite van kancelarije)
– Unapređen timski rad
– Unapređena saradnja
– Uvek ste informisani
– Uvek ste povezani sa kolegama
– Smanjenje troškova
– Smanjenje troškova putovanja zaposlenih njihovim uključivanjem u timski rad, deljenjem informacija u realnom vremenu sa članovima tima koji su na drugim lokacijama
– Manji planirani troškovi
– Predvidljivi tekući troškovi
– Zaštita postojećih investicija

Pojednostavljenost IT operacija u kompaniji

– Smanjena kompleksnost
– Garantovana pouzdanost
– Garantovana bezbednost

Iz sopstvenog iskustva možemo potvrditi da ovo nisu samo reklamni trikovi, niti obična slova na papiru (ili u ovom slučaju, web stranici) – svaka od ovih stavki se u našoj poslovnoj praksi pokazala kao izrazito tačna, bez obzira da li se radi o uredničkom delu firme, marketinškom delu firme, tipu zadataka, koordinacijama, troškovima. Zašto ne reći i da ovakav sistem omogućava i olakšava i rad od kuće, čemu u poslednje vreme pribegava sve više firmi, uključujući i neke od najvećih banaka koje posluju u Srbiji.

Eunet Exchange Shared Hosting usluga

Povod pisanja našeg teksta jeste hosting Exchange usluge koji nudi beogradska kompanija EUnet, koja nam se učinila veoma zanimljivom i interesantnom. Specifičnost ovog modela jeste što je u pitanju rešenje prilagođeno potrebama firmi koje žele da iskoristite prednosti Microsoft Exchange servera, ali nisu u prilici da podignu i održavaju server u okviru sopstvene kompanije, bez obzira na razloge. Može se raditi i o materijalnim razlozima, ali i o nepoznavanju problematike, odnosno obučenosti. Ne može svaka mala firma da priu&ˇti sebi IT stručnjaka ili osobu koja zna da podigne i održava servise, niti joj je to uopšte potrebno. Exchange Shared Hosting servis omogućava firmama da bez većih investicija obezbeđuje rad u poznatom okruženju, pristup elektronskoj pošti, kalendaru i ostalim važnim informacijama bilo kad i bilo gde!

Možete pristupiti vašem email-u, ličnim i grupnim kalendarima, zajedničkim folderima i planovima bilo kada i bilo gde!  Omogućen je pristup putem mobilnog telefona, a za pristup mailu su dovoljni web pretraživač i internet konekcija. Nema nikakvih drugih hardverskih zahteva. Još dve velike brige “skidate sa vrata” ako se odlučite za Exchange, naspram klasičnog maila. Prva je antivirus zaštita, koja je “ugrađena” na serverskoj strani, odnosno o kojoj se stara EUnet. Potpuno isto važi i za bekap. Informacije se čuvaju u cloudu, gde postoji redovan i kompletan bekap podataka, pa ni te brige ne moraju više da vas muče.

Šta to konkretno znači? Exchange Shared Hosting usluga uključuje:

– Pristup preko sigurne zaštićene konekcije sa bilo koje lokacije, u bilo koje vreme
– 4GB kvota po mailboxu (ako imate 10 naloga, to znači 4 GB za svaki, ukupno 40 GB); ovaj prostor se može dodatno proširiti, ukoliko postoji želja klijenta
– 24/7 Tehnička podrška na srpskom ili engleskom jeziku
– Kontrolni panel za nadzor i podešavanje poštanskog sandučeta
– Zajednički kalendari, kontakti i dokumenti
– Mogućnost korišćenja Microsoft Outlook 2010 i Outlook 2011 za MAC, bez dodatnih troškova (radi se o posebnim licencama, što znači da nećete morati da kupujete Microsoft softver, odnosno Office/Outlook)
– 99.9% garantovana dostupnost servisa
– Napredna Anti Virus i Anti Spam zaštita
– Dnevni i nedeljni backup
– Pomoć pri migriranju postojećih mailboxeva na EUnet server
– Objedinjen prostor za mailbox u okviru jednog naloga

Partner EUneta u pružanju ove usluge je londonska kompanija DataGate. Tehnička podrška je, kao što vidite u spisku, non stop dostupna, i to ne samo na srpskom, već i na engleskom jeziku.

Kako upravljate Exchange opcijama i mailboxevima? To se čini preko kontrolnog panela. Isti je dostupan 24/7 i obezbeđuje fleksibilnost u svakodnevnom radu za upravljanje Exchange mailboxevima, sa opcijama neophodnim za to. Upravljanje Kontrolnim panelom se najčešće delegira samo jednom administratoru koji je od strane kompanije određen da dodeljuje i briše naloge, raspoređuje raspoložive resurse, menja i uklanja podatke i usluge u ime kompanije. Iz kontrolnog panela je moguće:

– Kreiranje, podešavanje i upravljanje mailboxevima: dodavanje ili brisanje kontakata i grupa, podešavanje korisničkih naloga, promena lozinke za sve korisnike u vašoj organizaciji.
– Korišćenje prostora se za svako poštansko sanduče može kontrolisati, a administratoru je na raspolaganju i mogućnost za podešavanje ograničenja u dolaznoj i odlaznoj pošti. Ovo je posebno korisno kod neželjenih i neočekivano velikih attachment-a.
– E-mail grupe: ova opcija omogućava da pošaljete poruku na jednu adresu, a da je prime svi iz grupe, umesto da se poruka adresira na svakog korisnika pojedinačno – praktično, mass mailing.

Cene i troškovi

Najzad dolazimo i do famoznog “koliko to košta” pitanja. Ponavljamo ponovo da se radi o rešenju za male firme, sa relativno malim brojem zaposlenih. Veće firme verovatno imaju sopstveno rešenje i znanje da implementiraju isto, novca za sopstveni server i tome slično. Međutim, ne treba odbaciti ni ideju o ograničenoj upotrebi Exchange servisa unutar većih firmi. Primera radi, bavite se prodajom lekova. Imate prodajni tim i demonstratore koji svi rade na terenu, te ih zajedno sa njihovim koordinatorom (koji radi u kancelariji) povežete na ovaj način.

Kako bilo, cena zavisi od broja naloga. Plaćaju se na mesečnom nivou, i to:

1-5 naloga: 12,98 € po korisniku
6-15 naloga: 11,80 € po korisniku
16-25 naloga: 11,21 € po korisniku
26-50 naloga: 10,62 € po korisniku
Više od 50 naloga: 9,44 € po korisniku

U ovom trenutku traje promocija servisa, tokom koje su sve cene niže za 15% od navedenih. Cene su po jednom korisniku, sa uračunatim PDV-om.

Neke karakteristike i prednosti EUnet Exchange Shared hostinga

Naravno, želeći da odemo korak dalje od formalnih mogućnosti i karakteristika, želeli smo da se raspitamo da li postoji određeni spektar mogućnosti koje se ne vide u startu, a koje mogu biti značajan podsticaj za korišćenje usluge. Primera radi, koliko je brza i efikasna podrška, šta ako se ipak obriše značajan mail i do koje se mere u stvari izlazi u susret u slučajevima kada postoje specijalne potrebe u okviru usluge.

Što se tiče klijenata – podržani su svi, bez obzira da li je reč o računarskim ili mobilnim aplikacijama. EUnet preporucuje Outlook, ali ne smatra se da je to oficijelni klijent, niti postoji obaveza njegove upotrebe. Mi smo kroz tekst davali primere iz Outlooka jer ga mi u Benchmarku koristimo i neko naše iskustvo govori da nema naročitih benefita od eksperimentisanja sa drugim klijentima, tj. da nije potrebno da se “luta” i troši vreme ili resursi u tom smislu, jer drugi klijenti rade isto kao Outlook ili gore. EUnet svakako pruža podršku korisnicima bez obzira šta koriste, ali Outlook je najčešći i najlogičniji izbor, pa je i EUnet podrška za Outlook najkompletnija, po njihovim sopstvenim rečima.

Još jednom ćemo istaći prednost Exchange-a u smislu mobilnog pristupa. Activesync, Blackberry, Imap i tako dalje, sve funkcioniše bez ikakvih začkoljica i problema. Tu je i mogućnost podizanja virtualnih dedicated Exchange servera, što može biti prednost i za velike firme koje žele da smanje troškove. Istovremeno, svaka firma koja je korisnik EUnet Exchange usluge dobija i mogućnost besplatnog korišćenja public foldera, koji su, primera radi, jednostavniji način za kolaboraciju i menadžment fajlova od Sharepointa, koji spada u posebna rešenja i za čije je korišćenje potreban ipak viši nivo stručnosti i upućenosti u materiju. Takođe, public folderima može biti dodeljena i email adresa (opet besplatno), tako da se može koristiti i kao shared mailbox.

Kada govorimo o bekapima, isti su omogućeni i u lokalne foldere, kao i na serverskoj strani, tako da korisnik apsolutno u svakom trenutku može napraviti i sopstveni bekap, a dodatnu pouzdanost garantuje bekap menadžment u samom EUnetu. Mailovi mogu biti bez ikakvih problema vraćeni dve nedelje nakon što su greškom obrisani.  Takođe, tu je i mogućnost vraćanja obrisanog mailboxa 30 dana nakon brisanja, kao i vraćanja trajno obrisanih poruka iz bekapa dve nedelje nakon brisanja. Skeniranje mailova protiv spama i virusa se takođe vrši na dva nivoa.

Svaki korisnik dobija besplatnu licencu za Outlook, Outlook for Mac, Entourage for Mac. Outlook licenca sama za sebe košta poprilično, tako da za mnoge kompanije i ovo može predstavljati jedan vid uštede, naročito one koje ne koriste Microsoft Office ili koriste neke od besplatnih rešenja bilo da je u pitanju Office podržan reklamama ili nešto drugo. Takođe, treba izdvojiti pogodnosti podrške od strane domaće kompanije za domaće korisnike. Za razliku od stranih firmi koje nude ovaj ili bilo koji drugi tip usluge, tehnička podrška EUneta je uvek spremna da pomogne brzo i adekvatno bilo velikoj firmi, bilo pojedinačnom korisniku, ili osobi koja nije kompjuterski obrazovana. To je ključna prednost domaćih provajdera u odnosu na velike provajdere, naročito inostrane, gde tehnička podrška prilagođena domaćim potrebama ne postoji, odnosno gde su korisnici prepušteni sami sebi, ukoliko ne znaju tačno šta rade. Kako smo i mi u Benchmarku tokom našeg eksperimentisanja upravo naletali na gomilu problema ovog tipa, smatrali smo za shodno da ovo istaknemo, jer dramatično narušava ili pospešuje iskustvo korišćenja Exchange (ili bilo kog drugog) servisa.

Zaključak

Šta još da dodamo a da niste već videli? Ova usluga omogućava svakome da dobije profesionalni mailbox, bez obzira na infrastrukturu i nivo tehničkog znanja, a sve što mu je potrebno je računar ili uređaj koji ima browser! O cenama i ima i nema smisla diskutovati. Prosto, mišljenja smo da firme koje žele da podignu nivo svog poslovanja, a posebno mala preduzeća, nikako ne mogu da pogreše sa uvođenjem ove usluge. To smo osetili na sopstvenoj koži, podigavši produktivnost na značajno viši nivo. U takvim uslovima, uprkos tome što je svaki dinar značajan u ovim teškim vremenima, deluje nam bespredmetno raspravljanje o pokojem evru gore ili dole, ili pak poređenje koji bi se paket od nabrojanih najviše isplatio.

Ukoliko se odlučite da ovu uslugu omogućite timu od desetak ljudi u vašem preduzeću, to će vas koštati  12000 dinara na mesečnom nivou, sa sve licenciranim Outlookom koji se dobija na korišćenje, uz sve karakteristike o kojima smo govorili (4 GB prostora, redovan bekap, antivirus…), i bez opterećenja za firmu u bilo kom drugom smislu (bez glavolomki, bez čoveka koji bi se morao starati o uvođenju i održavanju servisa), prosto – bez dodatnih investicija.

Ne zaboravite, takođe, da dobro procenite u kojoj meri su vam servisi ovog tipa potrebni. Radi se o rešenjima namenjenim raznim korisničkim profilima. Iako bismo ovde na prvu vrlo lako ocenili da je Exchange prevashodno namenjen malim i srednjim preduzećima, zašto ne pomenuti i prednosti za velike kompanije? Na primer, dedicated Exchange na virtuelizovanoj infrastrukturi, ili prosto za potrebe tačno određenih timova. Slično bi se moglo reći i za obične korisnike, koji u zamenu za  mesečne troškove dobijaju pristup sa bilo kog uređaja u bilo kom trenutku, sa više računara istovremeno, sa velikim bekap opcijama. Ipak, stojimo iza toga da bi najzainteresovaniji za ovakav tip usluge trebala da budu upravo mala i srednja preduzeća, jer iz ličnog primera znamo koliko je ovakva stvar ne samo korisna, već i neophodna, kada želite da načinite taj naredni korak u kvalitetu svog poslovanja.

Odluka o narednom koraku je samo vaša. Potencijal koji Exchange nudi može da se iskoristi pre svega kada je u pitanju rad u grupi, saradnja unutar tima i između timova, i tek tada su najjasniji benefiti ovakvog rešenja. Ovo je alat firmi. Ne treba ga posmatrati ni kao nešto neviđeno, ni kao nešto što ima ambiciju da bude tehnička novotarija, ili pak da oduševi svojom tehnologijom. Reč je o sistemu koji se gotovo neprimetno instalira u vaš poslovni ambijent, čije korišćenje počinje nenametljivo i tiho, koje imate utisak da poznajete već od samog starta, ali bez koga uskoro nećete moći da zamislite svoj poslovni dan. Nama je drago da ima domaćih firmi koje su prepoznale vrednost ovakvih, naizgled rudimentarnih rešenja koja mogu pomoći malim preduzećima bez značajnih sredstava, volje za jurnjavom za najnovijim rešenjima ili znanja za implementaciju istih, te da im mogu ponuditi osnovu da načine naredni kvalitativni iskorak unapred. Stoga EUnetu upućujemo pohvale u tom smislu. Samim firmama poručujemo da vreme clouda i iznajmljivanja rešenja već uveliko traje, te da stvari o kojima ste nekada izbegavali da razmišljate usled komplikovanosti ili velikih investicija za jedno malo preduzeće sada dolaze nadohvat ruke! Mislite na to i ne dozvolite da propustite nešto što vam vrlo lako može doneti značajnu konkurentnu prednost.