Microsoft Office 365

Ivan Todorović, Ivan Ognjenović

Prvi utisci: Microsoft Office 365

Prednosti Cloud computinga i onlajn aplikacija su poslednjih godina, zajedno sa konstantnim unapređivanjem infrastrukture, dovele do njihove velike ekspanzije. Portabilnost, niska cena, relativno jednostavna administracija i lakoća upotrebe onlajn aplikacija smanjuju troškove preduzećima i donose veću produktivnost pojedincima. Zbog svega toga, nije neobično što se velike IT kompanije utrkuju da ponude svoja cloud rešenja za biznis. Dok Google, shodno svojoj filozofiji “sve u browseru”, nudi čist onlajn pristup u okviru svog paketa Apps, Microsoft nastoji da spoji najbolje aspekte oba rešenja – udobnost i familijarnost desktop aplikacija sa sveprisutnošću i lakoćom Clouda.

Kada posmatramo udobnost rada i bogatstvo opcija, jasno je da onlajn aplikacije još uvek nisu rame uz rame sa svojim desktop pandanima. Ako sebe ubrajate u korisnike koji će svoje dokumente i tabele radije kreirati u Wordu i Excelu, ali biste voleli da Vam oni budu dostupni na svakom računaru za koji sednete, da Vam je omogućeno da im pristupate i preko tablet računara i pametnih telefona, da ih bez peripetija podelite sa kolegama, te da ne brinete o backupu, onda je Microsoft Office 365 pravo rešenje za Vas.

Šta Office 365 sadrži?

Office 365 predstavljen je javnosti u junu ove godine kao naslednik pomalo nesrećno nazvanog BPOS (Business Productivity Online Suite) i u svojoj osnovnoj verziji donosi Exchange Online, SharePoint Online i Lync Online. Ključni dodatak predstavljaju sami Office programi: onlajn verzije najvažnijih Office aplikacija (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) dolaze sa osnovnom pretplatom, a uz doplatu dobijate celokupni Office Professional Plus. Osnovna licenca po korisniku košta samo šest dolara mesečno.

Već na prvi pogled jasna je najveća prednost koju Office 365 ima u odnosu na tradicionalna IT rešenja: ono zbog čega je nekada u firmama bilo potrebno održavati poseban server sa pratećom infrastrukturom, troškovima održavanja i skupih licenci, te gubicima vremena zbog praktično neizbežnog downtime-a, sada bezbedno postoji “u oblaku” na Microsoftovim serverima uz razumnu mesečnu nadoknadu i garantovani 99,9% uptime. Naravno, tu su i onlajn verzije Office programa. Deljenim dokumentima i elektronskoj pošti moguće je pristupiti sa klasičnih računara, mobilnih telefona i tablet računara.

Desktop aplikacije

U zavisnosti od opcija koje ste označili prilikom prijavljivanja na Office 365, na raspolaganju vam može biti izvestan broj licenci za desktop verziju MS Office Professional Plus. Pored uobičajenih Office aplikacija (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), ovaj konkretan paket uključuje i OneNote, Publisher, Access i InfoPath. Naravno, ukoliko već posedujete kopije Office 2007 ili 2010, na raspolaganju je alat za njihovo povezivanje sa novim onlajn okruženjem.

Office Web aplikacije

Onlajn verzije aplikacija Word, Excel, PowerPoint i OneNote omogućavaju pristup deljenim dokumentima sa praktično svakog uređaja povezanog na Internet. Kao sastavni deo Office 365 ponude, Web aplikacije svojim interfejsom oponašaju izgled i funkcionalnost svojih desktop pandana. Korisnici koji su navikli na “ribbon” interfejs predstavljen u Office-u 2007 vrlo brzo će se snaći i u browser verzijama ovog programskog paketa.

Interesantna mogućnost Web verzija Excela i OneNotea je kolaboracija u realnom vremenu. Više ljudi može paralelno raditi na istoj tabeli ili beležnici, a izmene koje oni unose istovremeno se pojavljuju na ekranima svih saradnika.

Kao ni kod Google Docs paketa, ni ovde nećete naći sve mogućnosti klasičnog Worda ili Excela – u pitanju su osiromašene verzije sa osnovnim funkcijama. Ipak, u njihovu upotrebljivost ne treba sumnjati, jer sve dokle dokument ne zahteva komplikovano formatiranje ili mnogo grafičkih elemenata, Office Web aplikacije mogu završiti posao više nego korektno. Po slobodnoj proceni autora ovog teksta, makar 90% dokumenata potrebnih tipičnom preduzeću mogu se kreirati korišćenjem onlajn alata, a u slučaju da je “teška artiljerija” ipak neophodna, link za otvaranje aktivnog dokumenta u desktop programu je uvek dostupan u gornjem desnom uglu pretraživača. Mogućnosti uštede su jasne: zašto plaćati licencu za puni Office za svakog zaposlenog kada dobar deo njih svoj posao može da obavlja i u jeftinoj onlajn verziji?

Exchange Online

Exchange Online je servis koji omogućava pristup elektronskoj pošti, kalendarima i kontaktima. Korisnici koji su ranije poslovnoj elektronskoj pošti pristupali putem Exchange servera osećaće se kao kod kuće – svoje sanduče mogu da otvore u Outlooku (desktop i onlajn verziji), u drugim email programima (kako za PC tako i za Mac) kao i na bilo kom mobilnom uređaju koji podržava Exchange ili IMAP protokol. Izmene unete na jednom uređaju odmah se pojavljuju svuda gde imate pristup svojoj pošti, pa će se tako poruka koju je korisnik na brzinu poslao sa mobilnog telefona naći u folderu “Poslato” na desktopu, gde će ga sačekati i prispele poruke koje je istom prilikom ovlaš pregledao i ostavio za kasnije. Kvote za elektronsku poštu su prilično izdašne – svakom korisniku sleduje 25 GB prostora za skladištenje, uz ograničenje od 25 MB po poruci.

Pored e-maila, funkcija Exchangea koja se najviše koristi svakako je organizacija i raspolaganje vremenom. Korisnici mogu planirati svoj dan u kalendaru, a prilikom zakazivanja sastanaka i drugih aktivnosti sistem će automatski predložiti vreme koje je najpogodnije za sve učesnike.

U vremenu kada neželjene “spam” poruke čine preko 90% celokupnog svetskog e-mail saobraćaja, dobra zaštita od neželjenih i zlonamernih mejlova spada u sam vrh prioriteta, naročito za firme čiji zaposleni nisu previše iskusni u korišćenju Interneta ili računara uopšte. Office 365 zato koristi napredni sistem Microsoft Forefront Online Protection koji filtrira elektronsku poštu i, koliko smo uspeli da se uverimo tokom testiranja, obavlja posao na sasvim zadovoljavajuć način.

SharePoint Online

Svakako najbitnija pretpostavka za dobru saradnju među kolegama je jednostavan pristup deljenim dokumentima. SharePoint omogućava da dokumenti koje je kreirao jedan član budu dostupni ostatku tima, uz mogućnost podešavanja prava na pristup i izmene za svakog pojedinačnog člana, grupe članova ili čitav tim. Pored dokumenata, sa kolegama je moguće podeliti kratke misli i zapažanja nalik statusima na društvenim mrežama, kao i praviti planove rada ili podelu zadataka.

Ono po čemu se SharePoint u kombinaciji sa standardnim desktop Office aplikacijama razlikuje od Google Docsa i ostalih onlajn alata jeste mogućnost rada i bez Internet konekcije. Sa radom možete nastaviti i oflajn režimu jer se primerak dokumenta, uz pomoć klijenta SharePoint Workspace, uvek čuva i na lokalnom računaru, a izmene se sinhronizuju čim Internet konekcija ponovo postane dostupna.

Za korisnika je potpuno transparentno da li dokument koji otvara i čuva stoji u folderu na lokalnom računaru ili na SharePoint sajtu “u oblaku”. Ovakva postavka će zasigurno sprečiti situacije kada neko iz marketinga otvori dokument priložen uz e-mail poruku, unese u njega izmene i sačuva ga u Temp folderu, i naknadni jauk: “Pa tu je bio do malopre a sada ga nema, a ja sam tri sata kucao!”

Lync Online

Svakodnevna komunikacija među zaposlenima u Office 365 poverena je ovoj aplikaciji. U pitanju je klijent za razmenu kratkih poruka, audio i video konferencije i zajednički pristup računaru (takozvani desktop sharing). Sa idejom da poveže sve pojedince u firmi, kao i njene saradnike i klijente, bez obzira na to gde se nalaze, Lync omogućava pristup iz browsera kao i pozivanje i dodavanje “gostiju” (korisnika koji nisu članovi tima) u konverzaciju.

Ukoliko se zaposleni nalazi kod kuće, na poslovnom putu ili sastanku van firme, Lync će mu omogućiti da ostane u kontaktu sa kolegama diskretno i pouzdano. Zahvaljujući desktop sharingu, moguće je održati čak i prezentaciju sa udaljene lokacije. Lync omogućava jednostavan prelazak sa razmene kratkih poruka na grupni chat, audio ili video konferenciju, a vrlo je korisna i opcija da se na pitanja iz e-maila odgovara direktno preko Lynca, bilo tekstualno ili glasom, čime se štedi vreme i ubrzava komunikacija.

Lync se integriše u sve Office programe pa su na taj način saradnici uvek na dohvat ruke, a moguće je i povezivanje sa Windows Live Messenger kontaktima. Nedostaje jedino integracija sa običnim telefonskim linijama pomoću VoIP tehnologije, ali verujemo da će i to vremenom biti implementirano.

Pristup sa mobilnih uređaja

Posebna pažnja posvećena je upotrebljivosti čitavog paketa na pametnim telefonima, što je logično s obzirom na napore koje Microsoft ulaže u svoj Windows Phone 7 mobilni operativni sistem. Iako su sve bitne mobilne platforme (iOS, Android, BlackBerry) podržane u izvesnoj meri, najdalje je otišla integracija Office 365 sa operativnim sistemom Windows Phone 7. Pored mobilnog Outlooka koji se brine o elektronskoj pošti i organizaciji vremena, tu je i Office Hub pomoću kojeg korisnik može pristupiti svim dokumentima koji se nalaze u okviru njegovog SharePoint Online naloga. Ove dokumente može otvoriti, pregledati, i uneti u njih osnovne izmene u Windows Phone verziji Worda, Excela, Powerpointa i OneNotea.

Administracija

U Microsoftovoj onlajn ponudi, Office 365 namenjen je profesionalcima i manjim organizacijama koje često nemaju posebno IT odeljenje, zbog čega se posebna pažnja posvećuje lakoći postavljanja i administriranja čitavog sistema. Na raspolaganju su video klipovi sa instrukcijama uz pomoć kojih je moguće vrlo brzo i uz minimum napora pokrenuti Exchange, SharePoint i druge servise.

Aktiviranjem Office 365 naloga dobija se domen “onmicrosoft.com”, tako da korisnici dobijaju email adrese u formatu “[email protected]”. Naravno, poželjno je da se firma na Internetu predstavlja svojim imenom, bez nepotrebno komplikovanih adresa. Postojeći domen se vrlo lako integriše sa novim servisom, što je slučaj i sa postojećim sajtom i email serverom firme.

Ukoliko Vaša firma nema sajt, Office 365 nudi alate uz čiju pomoć ćete joj vrlo brzo obezbediti rudimentarno prisustvo na Webu.

Kada se prvi put prijavite na Office 365 portal za administratore, na raspolaganju su vam opcije za dodavanje novih korisnika, pojedinačno ili u grupama pomoću CSV fajlova. Korisnici, pored prava pristupa, mogu imati sve ili samo određene administratorske privilegije.

Ukoliko migrirate postojeće lokalno Exchange okruženje u Office 365, tu su alati za import postojeće elektronske pošte u Exchange Online. Uz malo više truda moguće je importovati i poštu sa IMAP servera.

Cena i zaključak

Napomena: pošto Office 365 cenovnik za Srbiju još uvek nije dostupan, ovaj deo teksta temelji se na cenama u Americi.

Najjeftinija licenca za Office 365 iznosi šest dolara po korisniku. Ona obuhvata Exchange Online server sa 25 GB prostora, Sharepoint Online i Link Online servere i pristup Web Apps programima. Za 24 dolara dobija se i licenca za Office Professional Plus paket desktop aplikacija, neograničen prostor za elektronsku poštu, dvadesetčetvoročasovna podrška i servis ActiveDirectory.

Ovo su ujedno i jedini unapred definisani aspekti Office 365 paketa – sve ostalo je fleksibilno. Možete imati jednocifren broj korisnika (pa čak i jednog jedinog), ili njihov broj može biti u desetinama hiljada. Ukoliko procenite da pojedinim korisnicima nije potreban desktop paket aplikacija, možete ih pretplatiti na jeftiniji Office 365 paket, time štedeći dvestotinjak dolara godišnje po korisniku. Svoju pretplatu možete otvoriti sa malim brojem licenci, i naknadno dodavati nove prateći rast i razvoj preduzeća, uz izbegavanje velikih početnih troškova.

Sve u svemu, Office 365 računica je jasna: umesto pojedinačnih licenci za Office, Exchange i druge pakete, skupog serverskog hardvera te uvećanih kadrovskih troškova kao i troškova za energiju i poslovni prostor, Microsoft nudi iznajmljivanje softvera i serverskih kapaciteta po modelu “softver-kao-usluga”. Na potencijalnim klijentima je da odluče koja je varijanta isplativija i da li je ipak najbolje držati se besplatnih open-source rešenja uz neminovan pad produktivnosti. Jedno je sigurno: za tu cost/benefit analizu većina njih koristiće najverovatnije upravo Microsoft Excel.

Zahvaljujemo se kompaniji Microsoft na omogućavanju ranog pristupa Office 365 za potrebe ovog prikaza!