Benchmark Redakcija
Igor Stanković Office 365: Exchange Online i SharePoint Da bi jedna organizacija primenjivala neko od rešenja koja na ovom mestu opisujemo – bilo da je reč o objedinjenim komunikacijama, sistemu za elektronsku poštu ili zajednički rad zaposlenih – osnovni zahtevi za funkcionisanje ovakvih sistema obuhvataju hardversku infrastrukturu, softverske licence, obučavanje zaposlenih na poslovima održavanja i podizanje samog sistema. Opet, pošto su obično u pitanju rešenja kritična za rad organizacije, potrebno je obezbediti kvalitetne hardverske resurse i prostorije za smeštaj infrastrukture, uz obaveznu dostupnost i bezbednost hardvera i softvera koji moraju biti na najvišem nivou.
Office Live 365 – Prednosti Ukoliko kao primer uzmemo tipičnu firmu sa dvadesetak zaposlenih, jasno je da će se ovakva firma jako teško odlučiti za ulaganja u infrastrukturu i ljudstvo. Tu nastupa Cloud computing sa svim svojim prednostima, a kao primer ovakvog rešenja imamo Office Live 365. Dovoljno je odabrati koje delove paketa želimo koristiti, a nadalje se sve svodi na plaćanje mesečne pretplate. Sve brige oko infrastrukture, održavanja, licenci, dakle svu “glavobolju” prepuštate kompaniji koja vam isporučuje Cloud resurse, a u ovom slučaju to je Microsoft. Da bi mogli započeti korišćenje Office Live 365 usluga, sve što vam je potrebno jesu web browser i konekcija ka Internetu. Nakon registracije na web lokaciji https://portal.microsoftonline.com, spremni ste za korišćenje.
Nakon ovoga, potrebno je da administrator sistema na jednostavan način pridoda korisnike sistema, kao i da izabere za koje će delove sistema imati licence. Na ovaj način se pokazuje još jedna pozitivna stvar ovog sistema – granularno licenciranje prema tačnim potrebama korisnika. Tako se mogu ostvariti značajne uštede, umesto da se unapred plaćaju komponente koje će se verovatno koristiti jako retko ili nikad. Naravno, ova karakteristika ima sve više smisla kako se uvećava broj korisnika i licenci – primera radi – unutar preduzeća i kako se uvećava “razgranatost” kompanije (na primer, veliki broj lokalnih ofisa, maloprodajnih objekata i slično) kada se razni troškovi mogu vrlo lako otrgnuti kontroli. Stoga je sasvim jasno da Office 365 donosi svojevrsni dodatni kvalitet, koji možda nije toliko jasno izražen kada se radi o individualnom korisniku, ali itekako ima smisla kada govorimo o većoj grupi korisnika.
Microsoft Exchange Online Deo paketa Office Live 365 koji se brine za elektronsku poštu je Exchange Online, odnosno njegova komponenta Outlook Live koja je vidljiva krajnjem korisniku.
Pošto je većina korisnika dobro upoznata sa ovim Microsoftovim rešenjem za razmenu elektronske pošte, nećemo trošiti vreme na specijalno upoznavanje, već ćemo se okrenuti prikazu njegovih mogućnosti u okvirima paketa Office Live 365.
Pre samog korišćenja, potrebno je izvršiti jednostavna početna podešavanja, uobičajena za ovaj tip aplikacija. Ako nemate registrovan sopstveni domen, to u ovom slučaju neće predstavljati nikakav problem, jer se prilikom registracije za usluge paketa Office Live 365 dobija i domensko okruženje oblika <željeno domensko ime>.onmicrosoft.com. Na primer, ukoliko ste administrator na vašem domenu koji želite da se zove “mojdomen”, vaša e-mail adresa biće [email protected].
Možete vezati i druge e-mail naloge za vaš Outlook Online nalog i dodavati nove korisnike – ukratko, sva podešavanja koja ste navikli da primenjujete bilo kao administrator, bilo kao korisnik sistema. Najbitnije, više ne morate razmišljati o dostupnosti samog servisa, što je suštinski korak napred i rešenje čestih problema u poslovanju domaćih firmi u pogledu elektronske komunikacije.
Nakon početnih podešavanja, vaš Outlook klijent biće u potpunosti spreman za rad. Svaki korisnik paketa Microsoft Exchange i Outlook web alata naći će se u potpuno poznatom okruženju, eliminišući tako potrebu za navikavanjem na nepoznato. Naravno, osim razmene elektronske pošte, Outlook u web varijanti nudi daleko više. S obzirom da je takozvani PIM (Personal Information Manager) softver danas podrazumevan u biznis okruženju, sastavni delovi onlajn Outlooka jesu i kalendar, spisak radnih zadataka (tasks), rezervacija kompanijinih resursa i upravljanje kontaktima. Baš kao i u pravom okruženju Microsoft Exchange, moguće je planirati obaveze korišćenjem kalendara, birati način obaveštavanja, slati pozive za sastanke, zatim obležavati sastanke po važnosti, birati vremenski okvir za pregled sastanaka i drugo, sve na šta su korisnici Microsoftovih rešenja već navikli.
Kod planiranja poslovnih obaveza (tasks), Outlook nudi veliku pomoć i efikasnost, uz sve opcije kao u poslovnom okruženju “pravog” sistema Microsoft Exchange. Moguće je pratiti unešene zadatke po vremenu i prioritetu, objavljivati ih na intranetu ili Internetu, poslati ih kolegama, menjati ili označavati status.
Kako se ova priča približava zajedničkom radu sa kolegama i objavljivanju radova na intranetu i Internetu, došli smo do tačke kada se treba pozabaviti sledećom jako interesantnom komponentom u sistemu Office Live 365, a to je moćni SharePoint Online.
Microsoft SharePoint Online
SharePoint je Microsoftov proizvod koji se najjednostavnije može opisati kao web-bazirana aplikacija koja omogućava upravljanje web sadržajima i dokumentima. SharePoint dalje predstavlja daleko širu platformu web tehnologija koja se može oblikovati u specifična rešenja.
U našem primeru prosečne firme, SharePoint predstavlja izuzetan alat za zajednički rad zaposlenih, kreiranje intranet sadržaja, kao i objavljivanje web-sajta kompanije, tj izlazak firme na Internet. Ponovo, prijavljivanjem na Microsoft Online portal, možemo koristiti ili konfigurisati naše SharePoint okruženje.
Administrator share portala će dodavati korisnike sistema, određivati im prava koja će imati, zatim praviti delove unutar intranet sajta za pojedine timove i omogućavati deljenje dokumenata na kojima se zajednički radi, uz praćenje promena na tim dokumentima.
Gledano sa korisničke strane, svim korisnicima je omogućena sigurna lokacija za skladištenje tekućih dokumenata, praćenje dešavanja u kompaniji, zajednički rad sa ostalim kolegama i obaveštavanje o bitnim događajima, i to sve preko firminog intranet portala.
Bitna komponenta SharePoint rešenja, pored intranet dela za internu komunikaciju unutar preduzeća, jeste i mogućnost objavljivanja sadržaja na Internetu. SharePoint omogućava intuitivno i jednostavno kreiranje web sajta kompanije koji mogu sadržati daleko više od pukog statičkog prikaza sadržaja. Sajtovi su dinamički, mogu se koristiti za saradnju sa spoljašnjim saradnicima, mogu uključivati online forme i još mnogo toga. Kao što smo na početku pomenuli, SharePoint je moćna platforma dokazana u korporativnom okruženju, sa visoko konfigurabilnim setom web aplikacija.
Korišćenjem Outlook i SharePoint alata zajedno, sa jednog mesta zaposleni mogu centralizovano da upravljaju kompletnom komunikacijom unutar i van organizacije. To podrazumeva i elektronsku poštu, zajednički rad, deljenje dokumenata, praćenje svojih obaveza i celokupnu organizaciju radnog vremena.
Ključna stvar je što se sve to obavlja bez ulaganja u novu hardversku infrastrukturu. Pored toga, nema ni komplikovanog licenciranja softverskih paketa, brige o dostupnosti servisa, primene patcheva na instalirani softver i komplikovane administracije sistema. Za sve to brine se Microsoft kao isporučilac servisa.
Na ovaj način, čak i manje firme sada imaju mogućnost korišćenja servisa koji su do sada bila dostupni samo velikim organizacijama na enterprise nivou. To je suštinska prednost Clouda nad klasičnim rešenjima i konkretna implementacija modernih tehnologija čije benefite sada mogu osetiti svi, uz unapređenje poslovanja, poštovanje vodećih standarda u ovoj oblasti, i uz krajnje prihvatljivu cenu.
#263;e delove sistema imati licence. Na ovaj nabr //a#269;ki rad zaposlenih, kreiranje intranet sadra href=
