Benchmark Redakcija
Ivan Todorović
Google Apps for Business
Od eksperimentalne „platforme za nove tehnologije“ na webu, Google Apps je tokom godina izrastao u ozbiljnu kolekciju veoma korisnih web aplikacija, koje su pored kućnih počeli svakodnevno da koriste i poslovni korisnici. Google Apps su naročito dobili na upotrebljivosti popularizacijom operativnog sistema Android i uređaja baziranih na istom, pa korisnici sada imaju mogućnost vršenja jednostavne sinhronizacije podataka – zakazanih sastanaka u Google Calendaru, dokumenata na Google Docs i slično. Da sve ne bi ličilo na skup nepovezanih komponenti, kompanija u ponudi ima i uslugu zvanu Google Apps for Business, koja objedinjuje sve ove servise na način pogodan poslovnim korisnicima. Naravno, tu je i lako upravljanje koristeći specijalni administratorski panel kome se takođe pristupa preko web browsera.
Pretpostavićemo da ste upoznati sa mogućnostima servisa kao što su Gmail, Google Calendar, Drive, Docs i drugi, a koje Google Apps for Business objedinjuje pod zajedničkom „kapom“. Poseban akcenat bismo stavili na Google Docs, koji je doživeo vrlo konkretna unapređenja nakon što je Google kupio kompaniju QuickOffice, poznatu po paketu kancelarijskih aplikacija za mobilne uređaje. Možemo konstatovati da je funkcionalni jaz između Google Docs-a i klasičnih Office paketa koji se instaliraju na računar sve manji, makar za 95% korisnika i njihove svakodnevne poslove i potrebe.
Ovo naročito može biti „bolna“ tačka za Microsoft kome Office predstavlja krupan izvora prihoda u poslovnim vodama, ali se vremena ipak menjaju (i to na bolje iz perspektive krajnjeg korisnika, dodaćemo). Naravno, krajnji korisnici kojima je Office skup uvek mogu posegnuti za nekim od besplatnih rešenja kao što je LibreOffice, ali nedostaje mogućnost kolaboracije nad dokumentima i integracije sa ostalim servisima (recimo, mejlom ili prostorom na cloud storižu). To je upravo ono što Google Docs savršeno pokriva.
Troškovi
Pre nego što se pozabavimo podešavanjem naloga koristeći administratorsku konzolu, napomenimo koliko sve to košta. Prvih mesec dana je besplatno, tako da možete isprobati da li vam je ovako nešto upošte potrebno. Detaljan spisak cena i mogućnosti nalazi se ovde i možemo samo konstatovati da je usluga iznenađujuće pristupačna, naročito za mala preduzeća ili sva ona koja koja prosto nemaju potrebu za skupljim i daleko glomaznijim rešenjima kao što je Microsoft SharePoint.
Ukoliko se prijavite za besplatnu probu na navedenoj adresi, administratorsko logovanje vršite preko linka admin.google.com. Napomenimo da administrator ne mora biti obavezno jedan korisnik, već se proizvoljan broj njih može ubaciti u administratorsku grupu, i sa istim ili sličnim privilegijama podešavati opcije. O tome ćemo više govoriti nešto kasnije.
Prvi kontakt
Pri prvom logovanju sa korisnikom sveže unapređenim u administratora, dočekaće vas uobičajeno prihvatanje ugovora, i to sve na jeziku koji najbolje razumete, kako bi se kasnije izbegle pravne začkoljice i mogućnost “odbrane” na konto nerazumljivo koncipiranog ugovora.
Očigledno, administratorsku konzolu krasi vrlo jednostavan a efektan dizajn koji ne ometa korisnika, već pospešuje produktivnost i brzo završavanje poslova.
Zanimljiva je opcija “Find a partner”, koja u našem podneblju možda nije toliko upotrebljiva zbog malog broja konekcija. Ona služi za pronalaženje lokalnih firmi registrovanih kao Google Apps partneri, a koje vam potencijalno mogu pomoći u unapređenju biznisa koristeći Googleove servise. Nismo imali priliku da sarađujemo sa firmama izlistanim u našoj okolini, ali će možda vremenom ovaj spisak dobiti na broju.
Admin konzola
Krenimo redom sa ponuđenim apletima u administratorskoj konzoli. Upravljanje korisnicima podrazumeva pregled aktivnosti postojećih korisnika ili dodavanje novih, bilo pozivnicom na e-mail ili eksplicitnim ubacivanjem u listu. Upravo je ovaj spisak korisnika, odnosno broj aktivnih mailbox-ova, ono po čemu se vrši tarifiranje servisa. Korisnik, naravno, može imati i dodatne e-mail adrese koje će voditi na isti inbox, što znači da se i dalje tretira kao jedan korisnik. Podsetimo, mailbox po korisniku iznosi 25 GB, što je dovoljno za dugi niz godina poslovanja.
Podešavanje kompanijskog profila nudi menjanje opcija koje su primarno za „internu“ upotrebu, kao što je ime kompanije, logo koji će se prikazivati na Google servisima (npr. u Gmailu), zatim adrese-prečice ka servisima i slično. Broj opcija nije tako velik, ali pokriva sve bitno i što je najznačajnije, sve opcije su vrlo jasno opisane, pa se nećemo zadržavati na ovom apletu.
Aplet “Billing” prikazuje vam aktivan komercijalni plan, odnosno koliko vas očekuje za naplatu na kraju meseca. Podsetimo, na stranici sa cenama dostupna su dva paketa (bez ili sa dodatka „Vaults“ i naprednih sigurnosnih mera, odnosno 5 ili 10 dolara po korisniku mesečno), pa ovde u svakom trenutku možete proveriti koji je plan aktivan.
Aplet sa Google Apps aplikacijama izlistava dostupne komponente u okviru naloga. Podrazumevano, tu su Gmail, Docs, Calendar, Drive, Talk i drugi. Na istom mestu možete konfigurisati aplet tako da podešavanja važe za ceo profil i sve korisnike. Recimo, možete kupiti dodatni deljeni prostor na servisu Google Drive (podrazumevano dobijate 5 besplatnih gigabajta), ili pridodati novu aplikaciju sa Google Apps Marketplacea, pa čak i ručnim unosom identifikatora aplikacije (za one nisu dostupne u Marketplaceu).
Lepo je imati pojedinačne korisnike, ali je još bolje formirati grupe, naročito kada često šaljete cirkularne e-mail poruke prodaji, marketingu, razvoju i slično. Upravo to se konfiguriše u apletu „Groups“, gde definišete mejling liste i pridodajete korisnike u iste.
Da se ne bi sve svelo na prosto asociranje korisnika sa grupom, što inače možete da uradite i u gotovo svakom e-mail klijentu, kreiranje grupe nudi jasan izbor pravila o statusu upravljača grupe i ubacivanju novih članova, ako se za time ukaže potreba.
Mobilnost, bezbednost
Veoma zanimljiva opcija je podešavanje sinhronizacije sa mobilnim uređajima koji podržavaju Google servise. Za korisnike koji su u često u pokretu i po sastancima, ova opcija zlata vredi. Asociranje sa vašim nalogom i grupama vrši se direktno sa uređaja, dok iz ovog panela možete pregledati status pridodatih uređaja i uklanjati ih po potrebi.
Bezbednosna podešavanja su izuzetno bitna, naročito ako se često konektujete sa nepoznatih mreža (kao što su nezaštićeni Wi-Fi hotspotovi po kafićima) ili postoji mogućnost da bi nalozi članova naloga mogli biti zloupotrebljeni i kompromitovati kompanijske podatke. Naravno, ključna stvar je forsiranje SSL protokola za sve konekcije ka Google servisima, tako da samo Google može da pristupa detaljima vašeg biznisa, ali ne i ostali koji bi mogli da „tapuju“ saobraćaj na komercijalnom linku koji koristite.
Kombinovanje sa tuđim softverskim rešenjima
Vrlo zanimljiva je mogućnost korišćenja Google servisa iz vaših ili tuđih softverskih rešenja koje inače koristite, upotrebom odgovarajućeg programskog interfejsa (Application Programming Interface). Na ovaj način možete proširiti funkcionalnost postojećih alata ili odvojiti usluge od web browsera, počev od pukog generisanja izveštaja na osnovu podataka iz Google Apps-a, pa sve do integracije sa konkurentskim tehnologijama čije je korišćenje postalo nezaobilazno u kompanijskim mrežama (recimo, možete uvesti postojeće korisnike iz Active Directory-ja sa firminog Windows servera).
Podrazumevana podešavanja će sasvim lepo vršiti funkciju većini korisnika koji planiraju da Googleove servise koriste isključivo iz web browsera, ali je lepo znati da je ovo dovoljno zrela platforma da podržava i daleko naprednije mogućnosti.
Aplet “Domains” služi za konfiguraciju DNS domena. Pored primarnog domena (recimo, adrese firminog sajta), možete definisati i aliase koji će automatski preusmeravati na firmin sajt ako ih unesete u web browser. Osim pukog preusmeravanja, ovakvi aliasi imaju još jednu vrlo praktičnu primenu – mogu se koristiti u e-mail adresama. Ako vaša firma ima više “oblasti delovanja”, možete razdvojiti e-mail adrese ([email protected] i [email protected]) čime ostavljate profesionalniji utisak na ljude sa kojima sarađujete i vodite korespodenciju, umesto da držite „nepovezane“ e-mail adrese na istom domenu.
Podrška, izveštaji
Nezaobilazno, tu je i momenat kontaktiranja tehničke podrške, za koji se svi nadamo da nikada neće doći. Pored onlajn kontaktiranja koristeći Googleove web sajtove za podršku ili e-mail, moguće je i direktno okrenuti telefonski broj i koristeći dodeljeni lični broj, saopštiti probleme ili direktno saznati odgovore na konkretna pitanja. Naravno, savetujemo da prethodno dobro pretražite onlajn rešenja pre nego što posegnete za međunarodnim telefonskim pozivom.
Osim apleta prikazanih na početnom ekranu, u dnu prozora skrivene su dodatne sličice koje se ne koriste na svakodnevnom nivou i pre svega se tiču glavnog administratora servisa.
Recimo, prikaz izveštaja može vam nacrtati “potrošnju” e-mail prostora ili aktivnost korisnika u određenom vremenskom rasponu, uz mogućnost izvoženja u CSV format (comma-separated values) koji posle možete uvesti u Microsoft Excel ili sličan program za tabelarne proračune, radi dodatne obrade i kreiranja naprednijih grafikona. Isto možete učiniti i za druge komponente sistema, kao što su Calendar, Drive, sinhronizacija sa mobilnim uređajima itd.
Naposletku, glavni administrator može definisati korisničke „role“, odnosno funkcionalne uloge. Osim ubacivanja super-administratora, moguće je podesiti administratore grupa koji će, recimo, moći da vode i osvežavaju prepisku na grupnim mejlovima, ili podesiti uloge administratora za pojedinačne servise (npr. ko će biti glavni za Google Drive a ko za Google Calendar). Pored administriranja, tu je mogućnost definisanja opštih korisničkih uloga sa proizvoljnim pravilima, zavisno od situacije i potreba.
Dakle, zašto Google Apps for Business?
Jasno, Google Apps for Business predstavlja veoma upotrebljivo i efektno zaokruženje postojećih Google servisa, i to na način prijemčiv poslovnim korisnicima koji ne moraju biti računarski eksperti. Naravno, uvek je moguće koristiti sve ove servise pojedinačno, ali fleksibilnost opada sa svakim novim saradnikom uvedenim u posao, a o nepotrebnom trošenju vremena na ručnu administraciju i sinhronizaciju da i ne govorimo.
Čak i da nudi puko objedinjavanje servisa bez ikakvih naprednijih opcija koje smo prikazali, Apps for Business proizvodi trošak praktično neprimetan za firme koje se izrazito oslanjaju na računare u svom poslovanju, pa sa finansijske strane apsolutno nema razloga zašto ne biste koristili Apps for Business i najtoplije preporučujemo da otvorite besplatni jednomesečni nalog i sami se uverite u sve izloženo.
Kao šlag na tortu, ceo sistem ne iziskuje kupovinu dodatnog serverskog hardvera, mrežne opreme i licenci za Windows Server ili Microsoft Exchange, već se oslanja na postojeću internet infrastrukturu, i to sve po izrazito pristupačnoj ceni. Naravno, uvek ostaje pitanje da li ste spremni da Google zna baš sve detalje vašeg biznisa (a to će vam postati jasno čim počnu da vam se pojavljuju specifične Google Ads reklame, i to samo na osnovu prvih nekoliko poslovnih e-mailova koje razmenite). Ipak, to je nešto o čemu morate sami da odlučite na osnovu konkretne oblasti poslovanja kojom se bavite. Ako je za utehu, vaši podaci nisu u ništa gorim rukama nego da ste ih prepustili Microsoftovim cloud servisima.
