Benchmark Redakcija
Dušan Kovačević
Na zapadu su uveliko dostupne nešto drugačije usluge od onih koje smatramo standardnim, koje korisnicima omogućavaju da praktično zaborave da poseduju štampače – i jednostavno ih koriste. Sličan sistem je već neko vreme dostupan klijentima i u našoj zemlji, i kako je u pitanju moderan sistem rada koji po našem mišljenju predstavlja budućnost, odlučili smo da ga i predstavimo na stranicama našeg sajta.
Svaka investicija u hardver i novu opremu uopšte u nekoj kompaniji, bila ona malo ili srednje preduzeće, ili veliki sistem raspodeljen na velikom broju lokacija, nesumnjivo u današnje vreme predstavlja veoma veliki izdatak, koji sa sobom kasnije povlači i mnoge druge stvari. Štampači su još specifičniji slučaj, jer je za njihovo normalno funkcionisanje neophodno stalno ulagati u potrošni materijal, ali i rezervne delove i održavanje. Ipak, na zapadu su uveliko dostupne nešto drugačije usluge, koje korisnicima omogućavaju da praktično zaborave da poseduju štampače – i jednostavno ih koriste. Sličan sistem je već neko vreme dostupan klijentima i u našoj zemlji, i kako je u pitanju sistem rada koji po našem mišljenju predstavlja budućnost, odlučili smo da ga i predstavimo.
Outsourcing štampe – budućnost ili sadašnjost?
Prema nekim dostupnim izveštajima, u svetu se svake godine odštampa gotovo 60 milijardi stranica (60 000 000 000). Iako je podatak sam po sebi impresivan (ali istovremeno i zabrinjavajući sa stanovišta zaštite životne sredine), interesantnim brojkama tu nije kraj – 20% štampanih dokumenata traje manje od pet minuta, jedna od pet odštampanih strana se baca direktno u đubre, bez da ikada bude pročitana, a količina papira iskorišćenog tokom procesa štampanja se udvostručuje na svakih pet godina. Naravno, mnoge od ovih stvari su posledica drugačijeg pristupa i procesa štampe – nekada je štampanje u velikim kompanijama, a i uopšte, bilo centralizovano, budući da je na „ozbiljnim“ mašinama štampana jedna kopija, koja je zatim umnožavana i distribuirana zaposlenima. Razvoj PC računara, radnih stanica i jeftinih tehnologija uveo je revoluciju u poslovanje, a ta revolucija je podrazumevala i jeftine štampače koji su sada bili raspoređeni u kancelarijama, i delilo ih je više korisnika. Pojava intraneta i interneta je doneo nove mogućnosti i očigledne prednosti u procesu rada, ali istovremeno i dodatne probleme kojih mnogi menadžeri inicijalno i nisu svesni.
Problem sa rastućim troškovima štampe je svakako veoma veliki, a procene govore da se i značajno pogoršava.Kompanija Gartner, jedan od lidera na globalnom nivou kada je analitika ICT tržišta u pitanju, objavila je još 2001. godine danas već čuveni izveštaj prema kome u kompanijama na troškove štampanja (uključujući štampače, aparate za fotokopiranje, faks mašine i skenere) odlazi između 3 i 5% godišnjeg prihoda kompanije. Da stvar bude još gora, procene drugog velikana na ovom polju, kompanije ICT, govore da 70% preduzeća uopšte ne zna koliki su im troškovi štampe, kao i da prosečna firma, u zavisnosti od obima posla, godišnje potroši između 400 i 1200 evra po zaposlenom na proces štampanja, uključujući nabavku nove opreme, potrošnog materijala i amortizaciju troškova.
Situacija u Srbiji je verovatno još gora nego u svetu, jer ni stanje na polju računara nije na sjajnom nivou –računarske mreže su u najvećem broju slučajeva sastavljane po principu da investicija bude što manja, a to se automatski prenelo i na štampače.
U velikoj većini slučajeva nabavljani su uređaji koji ni po osnovnim karakteristikama nisu primereni obimu posla koji se stavlja pred njih (osnovni modeli koji su namenjeni kućnoj upotrebi, na primer), a koriste se i refilovani kertridži, kako bi troškovi eksploatacije bili što niži. Naravno, u procesu korišćenja u uslovima za koje nisu ni zamišljeni, ovi „entry level“ modeli se češće kvare, što za sobom povlači veće troškove održavanja. Kompanija Lexmark, koja već veoma dugo posluje na našem tržištu, uvidela je prostor za modernizaciju poslovanja, i klijentima nudi „Pay-per-copy“ uslugu, kojom garantuje smanjenje troškova štampanja na mesečnom nivou.Ukoliko se pitate kako Lexmark ovaj sistem sprovodi u praksi, potrudićemo se da ceo proces i objasnimo u nekoliko koraka.
Prva etapa prilikom prelaska na novi sistem poslovanja kada je štampanje u pitanju je analiza postojeće situacije. Već smo rekli da se nova oprema u Srbiji u većini slučajeva nabavlja stihijski, sa rastom obima posla, i da su u većini slučajeva u pitanju različiti modeli niže klase, u kojima se potom koriste neoriginalni kertridži kako bi se dodatno smanjili troškovi. Nakon procene stanja hardvera, dolazi na red procena obima odštampanih stranica na mesečnom nivou, jer od njega direktno zavisi i cena posla, ali i organizacija. Prosta analiza poslovanja može recimo ukazati na činjenicu da je u kompaniji sa 50-70 zaposlenih mnogo efikasnije posedovati 15 mrežnih štampača više klase, u odnosu na 35 modela niže, koji su često čak i različiti, ili čak različitih proizvođača.
Analiza i implementacija
Nakon analize procesa štampe, koju će obaviti ili stručnjaci kompanije Lexmark ili nekog od njihovih partnera, kompanija će dobiti ponudu, koja može uključivati čak i „otkup“ starog hardvera. Ponuđena cena najviše zavisi od obima štampe na mesečnom nivou, ali i od drugih usluga koje mogu pratiti ovakav outsourcing štampe. Najčešće se preporučuje kompletan lizing, i u tom slučaju početna investicija za kompaniju ne postoji, već se cela amortizacija hardvera i troškova štampe obavlja kroz fakture na mesečnom nivou, tokom trajanja ugovora. Naravno, ukoliko klijent želi da kupi štampače i poseduje opremu, Lexmark će mu i to omogućiti, a kalkulacija troškova će u tom slučaju biti nešto drugačija.
Na ovaj način se direktno smanjuju troškovi – kompanija dobija unificirane mašine, koje će svojim karakteristikama biti u mogućnosti da odgovore svim zahtevima u procesu štampe, pre svega brzinom, ali i kvalitetom i dugotrajnošću. Još jedna prednost postojanja ovakvog ugovora je i obaveza kompanije Lexmark ili njenog partnera da svi štampači budu održavani u skladu sa propisima, ukljujući redovnu zamenu potrošenih tonera originalnim, zamenu delova koji se habaju korišćenjem, ali i servis prema potrebama korisnika. Naravno, postoji mnogo mogućnosti, budući da nekim korisnicima pojedini štampači moraju biti u funkciji 24/7/365, dok je za druge dovoljna i mogućnost servisa istog, ili čak narednog dana.
„Centralizovanje“ i organizacija štampe sa sobom, sem manjih troškova, povlači i neke druge pogodnosti. Moguće je preko posebnog softvera raditi daljinski monitoring, odnosno pratiti sve umrežene štampače – obim štampe i stanje tonera, pre svega, kako bi se isporuka novih kertridža ili eventualni servis obavljao na vreme. Sistem može biti podešen tako da automatski šalje upozorenje SMS-om ili mejlom, a poziv u bilo kom trenutku može obaviti i sam korisnik.Postoje i dodatne mogućnosti na polju bezbednosti, koje obuhvataju kako praćenje procesa štampe sa pojedinih radnih stanica, tako i dodatne opcije za autentifikaciju kako se ne bi desilo da poverljivi materijal eventualno završi u pogrešnim rukama. Procene govore da se obim štampe može smanjiti i do 35% na mesečnom nivou ukoliko su zaposleni svesni da kompanija ima mogućnost kontrole količine odštampanog materijala. Pomenute mogućnosti za dodatnu bezbednost poseduju obično veći i skuplji mrežni modeli, i obuhvataju mogućnost autorizacije štampe ličnim pin brojem ili smart karticom. Naravno, u velikim sistemima u kojima je bezbednost prioritet, poput banaka, daljinsko očitavanje stanja uređaja može biti problem jer podrazumeva pristup mreži, ali i za to postoji rešenje, budući da je dovoljno postaviti server u „demilitarizovanoj zoni“ koji će prikupljati podatke u realnom vremenu, i biti dostupan serviserima kompanije Lexmark na udaljenoj lokaciji.
Prednosti za partnere
Još jedna od prednosti ovakvog načina poslovanja o kome se u Srbiji trenutno ne razmišlja dovoljno, ali bi u budućnosti mogao da bude jedan od veoma važnih faktora u proceni cene usluga, je i budući zakon o odlaganju elektronskog otpada. Naime, ukoliko posedujete sopstvenu opremu, nakon što odlučite da je bacite, moraćete to da uradite na zakonom propisan način, što će generisati dodatne troškove. Outsourcingom štampe o ovome nećete morati da razmišljate, budući da ukoliko ste potpisali ugovor koji uključuje i isporuku štampača, Lexmarkov partner će ga jednostavno pokupiti nakon što on istekne, rešavajući vas na taj način potencijalne „glavobolje“. Naravno, odlaganje kertridža i drugog potrošnog materijala je poseban deo problema. Kompanija Lexmark, kao jedina na domaćem tržištu u ovom trenutku, svojim klijentima nudi LCCP program (Lexmark Cartridge Collection Program). U prostoriju u kojoj je instaliran štampač smešta se posebna i vidno obeležana kutija u koju se odlažu potrošeni toneri ili kertridži, u zavisnosti od tipa štampača koji se koristi. Lexmarkova partnerska firma periodično prikuplja ovaj materijal, koji se zatim šalje na reciklažu ili uništavanje. Posebna prednost ovakvog pristupa je činjenica da nakon celog procesa klijent od Lexmarka dobija „Sustainability report“ koji sadrži detaljne informacije o svim kertridžima koji su poslati na reciklažu, prema njihovim serijskim brojevima – u njemu se nalaze informacije o tome šta je urađeno sa platičnim i metalnim delovima otpada, a šta sa refilima. Ovakav izveštaj je dovoljno predati inspekciji, bez razmišljanja da li su podaci u skladu sa pravilima. Kao što smo rekli, LCCP program je trenutno unikatna ponuda Lexmarka na tržištu Srbije, i njegove prednosti u ovom trenutku koristi 27 klijenata na više od 50 lokacija, ali je izvesno da će se broj povećavati kako se bude približavao datum usvajanja zakona.
Kao što smo već rekli, cena po strani određuje se prema procenjenom obimu štampe i drugim priključenim uslugama, i još jedna prednost je postojanje samo jedne fakture koju je potrebno plaćati – sve ostalo se, kao što ste verovatno i zaključili, obavlja po automatizmu. Ugovor se sa kompanijom Lexmark ili njenim partnerom potpisuje na 36 meseci, i na fiksni broj stranica – ukoliko kompanija odštampa manje, ipak plaća osnovni iznos, a ukoliko se pak desi da odštampa više, iznos na fakturi se proporcionalno uvećava za razliku u broju strana. Ipak, ugovor nije rigidan kao što bi izgledalo na prvi pogled, i izmena osnovne cene jeste moguća, ali samo u situaciji ukoliko se posle par meseci eksploatacije utvrdi da je inicijalna procena obima štampe bila premala. U Lexmarku će uraditi novu kalkulaciju i klijentu ponuditi novi ugovor, više prilagođen realnim potrebama korisnika, koji će biti na snazi do isteka prvobitnog, a ne na novih 36 meseci.
Iako ovakav sistem poslovanja donosi nesumnjive prednosti, ipak postoji i jedno ograničenje. Pre svega, saznali smo da je neophodno da kompanija poseduje najmanje tri štampača da bi se prelazak na outsourcing štampe uopšte isplatio. Naravno, ovo i nije neko preveliko ograničenje, budući da se kvalifikuju praktično sva preduzeća, uključujući i mnoga koja svrstavamo u mala. Lexmark nije jedina kompanija koja nudi ovakvu uslugu klijentima u Srbiji, budući da slične programe poseduju i HP i Xerox, tradicionalni „rivali“ ove kompanije na polju štampe, ali i neke domaće kompanije, poput Periharda. Ipak, Lexmarkova ponuda se trenutno razlikuje od konkurentskih, jer uključuje i već pomenutu unikatnu mogućnost, LCCP program, koji trenutno možda i nije presudan faktor u odlučivanju, ali bi u budućnosti mogao biti.
Naravno, ono što interesuje većinu menadžera, direktora ili vlasnika firmi je kolika je u stvari ušteda prelaskom na outsourcing štampe koji nudi kompanija Lexmark. Taj broj naravno nije moguće precizno dati, ali iskustvo kroz veliki broj implementacija govori da će kompanija uštedi između 10 i 30% budžeta koji je prethodno izdvajala na celokupan proces štampanja materijala – nabavka hardvera, potrošnog materijala u vidu kertridžarezervni delovi i održavanje, kao i, čak i ukoliko su koristili neoriginalne kertridže koji su u nabavci daleko jeftiniji od originalnih. U razvijenim zapadnim zemljama ovakav način štampanja jeste sadašnjost, što dovoljno govori da će i u Srbiji biti sve popularniji i prisutniji, i to ne treba da čudi imajući u vidu sve njegove prednosti. Tržište za ovakav vid usluge jeste u povoju u našoj zemlji, ali će se nesumnjivo povećavati kako prednosti budu postajale sve uočljivije. Lexmark u ovom trenutku nudi najviše potencijalnim klijentima, imajući u vidu neke unikatne delove njihove ponude, ali ne sumnjamo da će se i drugi „takmičari“ pridružiti sličnim projektima.
